Maîtriser l’IA et ses applications pour automatiser la gestion des emails et permettre une productivité accrue À distance

• Réduire des coûts opérationnels liés à la gestion des emails,
• Gagner du temps pour les activités à forte valeur ajoutée
• Augmenter la satisfaction client grâce à une gestion efficace des communications.

Automatiser les tâches récurrentes dans la gestion des emails avec l'IA, libérant du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.

Optimiser le tri et l'organisation des emails grâce à l'IA, pour une réduction significative du temps de traitement des requêtes clients.

Améliorer la communication client par des réponses rapides et personnalisées générées par l'IA, favorisant ainsi la satisfaction et la fidélisation.

• Avoir les connaissances équivalentes au stage IA-01,
• Avoir les connaissances de base en gestion d'emails,
• Savoir utiliser les outils de messagerie électronique.

• Ordinateur avec accès à une messagerie électronique.
• Connexion internet pour utilisation des outils en ligne.

Afin de bénéficier d’une utilisation plus complète et pertinente de l’outil pendant et après la formation, il est vivement conseillé de souscrire un abonnement payant à ChatGPT (accès étendu), pour un coût d’environ 20 € par mois.

Jour 1 : Améliorer la qualité et la pertinence de ses communications grâce à l'IA

Les enjeux de la communication par email en contexte collaboratif

• Comprendre la surcharge informationnelle et ses impacts (efficacité, stress, erreurs).
• Découvrir comment l'intelligence artificielle peut aider à mieux organiser et rédiger pour réduire les incompréhensions et les allers-retours inutiles.
• Tour d'horizon des outils disponibles (ex. ChatGPT, Bing AI, modules intégrés à certaines plateformes de messagerie).

Mise en pratique : rédaction d'emails clairs et adaptés

• Élaboration de prompts IA pour générer des messages structurés et faciles à lire.
• Définir le ton, la longueur, le niveau de détail, la personnalisation selon l'interlocuteur.
• Atelier : création de drafts d'emails internes (coordination de projets, comptes-rendus, annonces importantes) et externes (partenaires, fournisseurs…), puis ajustements collaboratifs.

Personnalisation et cohérence de la communication

• Ajuster la clarté et la concision : éviter les jargons inutiles, clarifier les responsabilités et les deadlines.
• Aligner les messages à la charte ou à la culture d'entreprise : ton, vocabulaire, valeurs clés.
• Exercice : réécrire un mail de relance interne ou un compte-rendu de réunion en y intégrant les retours des différents intervenants, grâce à l'IA.

1. Organisation et suivi des échanges

• Présentation de méthodes pour classifier automatiquement les emails (thèmes, urgence, mots-clés).
• Paramétrer des alertes ou étiquettes selon les priorités (projet X, pôle Y, statut urgent...).
• Cas pratique : filtrer et regrouper des messages liés à un même projet pour faciliter la navigation et le reporting.

Jour 2 : Vers des process semi-automatisés et l'automatisation de la gestion des emails

Créer un assistant d'aide à la réponse

• Définir les réponses types pour les demandes internes ou externes récurrentes (comptes-rendus, demandes de disponibilité, questions fréquentes…).
• Construire un assistant “copilote” qui suggère des brouillons :
• Détection du sujet / destinataire → proposition de réponse adaptée.
• Atelier : paramétrer un “bot interne” ou un script d'IA pour générer automatiquement des éléments de réponse (dates, pièces jointes, procédures) tout en gardant la main sur la validation finale.

Contrôle de la qualité et gestion des exceptions

• Vérifier l'adéquation des réponses : relecture, corrections, ajustement du style.
• Savoir repérer les situations à risque (conflit, demandes sensibles, informations confidentielles) où l'humain doit reprendre la main.
• Check-list “qualité” : orthographe, ton, confidentialité, mise à jour des modèles si besoin.

Automatiser la coordination d'équipe et le suivi de tâches via emails

• Découverte d'un outil d'orchestration (Make, Zapier, ou autre) pour créer des flux automatisés :
• Ex. déclenchement d'un email récap' après validation d'une tâche dans un outil de gestion de projet, notification d'un responsable, ou envoi d'informations utiles aux membres concernés.
• Démonstration : concevoir un scénario simple (quand une tâche est “Terminée” dans Trello ou Asana → envoi automatique d'un email de compte-rendu à l'équipe + archivage dans un dossier partagé).

Atelier de création d'un workflow collaboratif

• Choisir un use case (par ex. onboarding d'un nouveau collaborateur, suivi d'une demande interne, gestion d'incidents…).
• Configurer un ensemble d'actions :
• Déclencheur (réception d'un email, formulaire validé, etc.) → IA pour personnaliser le message → envoi automatique ou demande de validation → archivage/indexation.
• Test et ajustement : vérifier la cohérence, les rôles et responsabilités, la convivialité pour tous les membres.

Synthèse et perspectives

• Évaluation des acquis (mini-quiz, autoévaluation, retours du formateur).
• Bilan sur les apports : gain de temps, meilleure visibilité, qualité des échanges.
• Conclusion : l'avenir de la collaboration à l'ère de l'IA (chatbots internes, analytics, assistants vocaux…).

• Apports théoriques sur les outils d'IA.
• Démonstrations pratiques des fonctionnalités d'automatisation.
• Ateliers interactifs pour la mise en place des automatismes.
• Études de cas et échanges d'expériences.

Positionnement individuel de départ via un questionnaire en ligne

• 2 types d'évaluation sont réalisés : L'évaluation formative et l'évaluation individuelle d'acquisitions tout au long du parcours. Le formateur vérifie régulièrement les acquis sur le poste de travail et dans l'entreprise. Une grille d'acquisition des connaissances et compétences, permet au stagiaire de visualiser sa progression.
• L'évaluation finale individuelle, en fin de parcours.
• Un bilan final, en fin de parcours, avec les participants.

VALIDATION : Attestation de fin de formation

Formateur et consultant expert en gestion de données et automatisation.

Spécialiste des applications de l'IA dans les processus industriels et de services.